Unsere Lösung
Unsere Teilnehmerverwaltung dient zur
Verwaltung von Veranstaltungen wie Freizeiten, Lehrgängen,
Internationalen Begegnungen etc. Dabei werden alle organisatorischen Prozesse von der Anmeldung der
Teilnehmer und dem automatischen Versand der Anmeldebestätigungen über
das Erstellen von Teilnehmerlisten und Anschreiben bis zur
Lehrgangsbestätigung und Zuschussliste berücksichtigt. Innerhalb eines Veranstaltungsjahres
ist eine Unterteilung in verschiedene Kategorien möglich, z.B. Sommer-
und Winterfreizeiten oder verschiedene Lehrgangsarten. Auch eine
online-Anmeldung über eine Webseite, die automatisch aus Ihren
Veranstaltungsdaten erstellt wird, ist möglich. Die Daten werden über
eine gesicherte Verbindung (SSL) übertragen.
Leistungsmerkmale im Überblick:
 Verwalten von
Lehrgängen und Freizeiten
Automatischer Versand
der Anmelde-Bestätigungen per Brief oder eMail
Erstellung von
Teilnehmer- und Kurslisten, Zuschusslisten, Anwesenheitslisten etc.
Erstellung von
Lehrgangsbestätigungen
Sichere
online-Anmeldung im Internet (SSL)
Erstellung von
Lehrgangsprogrammen
Verwaltung von
Lizenzen
Alle Veranstaltungen fest im Griff
In einer zentralen Veranstaltungsübersicht behalten Sie den
Überblick über Ihre Angebote. Hier werden alle Veranstaltungen
strukturiert aufgelistet. Die wichtigsten Veranstaltungsdetails und alle
angemeldeten Teilnehmer sehen Sie auf einen Blick. Mühelos erstellen Sie
Anschreiben, Serien-eMails, Teilnehmerlisten, Lehrgangsbestätigungen
oder exportieren die Daten nach Word oder Excel. Word-Serienbriefe
können direkt ausgegeben werden.
Anmeldungen
Eingehende Anmeldungen werden in einer komfortablen Erfassungsmaske
aufgenommen. Dabei wird zunächst überprüft, ob der Teilnehmer bereits im
Datenbestand enthalten ist. Die Anmeldebestätigungen werden automatisch
erstellt und können per Word-Serienbrief, Standardtext und/oder eMail
versendet werden. Ist eine Veranstaltung bereits ausgebucht, kann der
Teilnehmer auf eine Warteliste gesetzt werden. Anmeldungen können per
Brief, Fax oder eMail, telefonisch (Voranmeldung) eingegeben werden oder
automatisch aus dem Internet übernommen werden (online-Anmeldung).
Katalogversand
Für alle Veranstaltungen und Teilnehmer wird ein gemeinsamer
Datenbestand genutzt. Dadurch treten beim Katalogversand keine doppelten
Adressen auf. Der Veranstaltungskatalog oder ein Lehrgangsprogramm kann
aus den eingegebenen Daten automatisch erstellt werden.
Ansprechpartner und Qualifikationen
Auch Lizenzen und Qualifikationen sowie der Ausbildungsverlauf (z.B.
von Übungsleitern) können verwaltet werden. Ebenso ist es möglich,
Ansprechpartner von Vereinen oder Funktionäre, Übungsleiter etc. zu
erfassen. Durch eine flexible Kategorisierung werden Anschreiben an
diese Personengruppen leicht gemacht.
Datenzugriff
Die Software ist netzwerkfähig. Für jeden Benutzer können
Zugriffsberechtigungen und Funktionen vergeben werden. Darüberhinaus
kann für einzelne Veranstaltungen eine Transferdatei erstellt werden.
Dadurch haben Mitarbeiter des Verbandes (z.B. Lehrgangsleiter) die
Möglichkeit, auf die Daten einzelner Veranstaltungen zuzugreifen und die
Funktionalität der Software zu nutzen.
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